Автоматизация бизнес-процессов (BPA) — это решение, подходящее для любой компании, которая сталкивается с избытком повторяющихся задач, независимо от отрасли и масштаба деятельности. Какие процессы следует автоматизировать? Чем BPA отличается от BPM и RPA? Ответы на эти вопросы вы найдете в этой статье. 

Что такое автоматизация бизнес-процессов?

Автоматизация бизнес -процессов (BPA ) оптимизирует и автоматизирует рабочий процесс для повышения эффективности организации. BPA берет на себя существующие процессы, а затем полностью удаляет или сокращает объем работы, которую необходимо выполнять вручную. Так называемой построители рабочих процессов, т. е. мастера для настройки рабочих процессов. Автоматизация бизнес-процессов часто определяется как пошаговая стратегия их автоматизации, для этого можно использовать платформу автоматизации бизнес-процессов. 

Благодаря BPA вы можете автоматизировать бизнес-процессы, в том числе:

• отношения с клиентами, 
• финансы,
• продажи, 
• маркетинг, 
• получение аналитических данных 
• анализ данных. 

Автоматизацию бизнес-процессов можно разделить на четыре основных этапа: 

1. Анализ – рассмотрение процессов и определение того, какие из них требуют автоматизации, а также какие технологические решения будут в нем использованы. 
2. Внедрение — настройка, настройка и начало использования автоматизации. Внедрению должны предшествовать пользовательские тесты, а также подготовка подробной документации. 
3. Интеграция — это необходимый шаг в случае решений с использованием API, поскольку он позволяет осуществлять связь между программами, работающими в компании. 
4. Поддержка и анализ — на этом этапе анализируется эффективность автоматизации и в зависимости от его результата могут быть предложены исправления, которые будут внесены при следующей оптимизации автоматизированного процесса. 

BPA, BPM и ЮАР — в чем отличия?

Многие люди не видят различий между терминами BPA (автоматизация бизнес-процессов), BPM (управление бизнес-процессами) и RPA (роботизированная автоматизация процессов). Хотя все эти понятия относятся к автоматизации задач в компании, на самом деле они различаются по объему осуществляемой деятельности: 

• BPM — это  разработка, внедрение и сопровождение бизнес-структур и процессов. На этом этапе создаются или редактируются процессы , а также вносятся модификации во взаимодействие отдельных решений, работающих в организации. 
• BPA фокусируется на  оптимизации и упрощении процессов , которые уже существуют на предприятии. 
• RPA работает на уровне графического интерфейса приложений, используемых в компании. Решения RPA автоматизируют действия, которые в традиционных условиях должен был бы выполнять сотрудник. Программные роботы точно воспроизводят отдельные шаги и повторяют их более эффективно, чем люди. RPA обеспечивает программную автоматизацию уже определенных и существующих потоков.

Основные различия между BPA и Южной Африкой

• Необходимость контроля со стороны человека — автоматизация бизнес-процессов (АБП) основана на постоянном контроле и совершенствовании автоматизации процессов в компании, в том числе зависит от результатов, полученных за определенный период. Анализы и модификации выполняются сотрудником, специализирующимся в данной области, поэтому в этом случае необходим контроль со стороны человека. 

Южная Африка предлагает решения, которые после создания постоянно автоматизируют рутинный процесс. Такие инструменты не требуют контроля со стороны человека. 

• Используемые технологии — в основе работы RPA-решений лежит машинное обучение. В случае автоматизации бизнес-процессов используется комплекс сопутствующих технологий, в том числе Решения IoT (Интернет вещей) — например, оптимизация производственного процесса или блокчейна (например, оптимизация управления контрактами). 

• Стоимость и время внедрения — внедрение RPA-решения проще, быстрее и дешевле, чем автоматизация бизнес-процессов. Инструмент RPA практически мгновенно интегрируется в существующий процесс, тогда как автоматизация бизнес-процессов требует глубокого анализа, разработки стратегии и тщательной расстановки приоритетов. С этой точки зрения внедрение программного обеспечения RPA для избавления от повторяющихся и трудоемких задач может стать первым шагом к автоматизации ваших бизнес-процессов.
• Организационное влияние. Воздействие, которое организации могут ожидать от внедрения BPA, больше, чем влияние, которое может принести RPA. Это связано с тем, что BPA и RPA работают на разных уровнях. В то время как RPA работает на микроуровне, автоматизируя только определенные задачи, BPA работает на макроуровне, автоматизируя весь бизнес-процесс. 

Как автоматизировать свой бизнес?

Вы планируете внедрить автоматизацию в своей компании? Обязательно обратите внимание на ответы на следующие вопросы: 

1. Как часто выполняется задание?
2. Сколько людей задействовано в его реализации? 
3. Важно ли время выполнения задачи?
4. Насколько велико влияние выполнения той или иной задачи на другие процессы в компании?

Высокая повторяемость задачи, множество сотрудников, задействованных в ее выполнении, а также короткие сроки выполнения и большое влияние на функционирование компании — вот ответы, которые должны подвигнуть вас на внедрение автоматизации. 

Ниже приведены некоторые популярные бизнес-процессы, которые можно полностью или частично автоматизировать:

• резервное копирование и восстановление данных,
• обслуживание клиентов,
• покинуть службу, 
• служба закупок компании, 
• технологический колл-центр, 
• учет рабочего времени и посещаемости, 
• работа со счетами , 
• проводка переводов , 
• напоминания об оплате и взыскание задолженности , 
• абонентское обслуживание , 
• служба бронирования , 
• обработка заказов , 
• платежи в рассрочку , 
• служба льгот , 
• адаптация сотрудника,
• рекламная рассылка.  

Оптимизация и автоматизация процессов в компании позволяет выполнять их более эффективно, что выражается в снижении затрат и увеличении доходов. Сотрудникам больше не приходится выполнять непопулярные, монотонные задачи, выиграв время на выполнение тех, которые невозможно автоматизировать или требуют постоянной проверки.